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一直以来，会议室是政府部门、企业单位以及团体组织强化工作管理与信息沟通的承载平台，与会者通过对会议资料进行分享、研讨与分析，达到会议目的。常见的会议室应用可划分为普通会议室、视频会议室、学术交流室、培训室、同声传译室等。
4K会议室
随着八、九十年代以计算机为代表的多媒体媒介的普及，会议开始从枯燥的图文汇报、单一的语音解说，逐渐转变为图像、音频、视频相结合的可视化会议，借助会议室系统可以集中控制语音播放、高清影像播放、远程互动协调，充分调动了与会者的积极性和感官知觉，大大提高了会议效果。近几年，4K会议室也成为现代化建筑的设计范畴。
对于传统会议室应用，我们的认知就是开会，业务谈判或内部沟通都是在这一环境完成，通常会借助不能远程互动且清晰度不高的投影显示，展示会议资料，然而当遇到需要跨区域协助时，相关人员只能长途出差到指定地点进行面对面交流，这样导致了工作进度缓慢、办公效率低的结果，渐渐地工作激情也会被消磨殆尽。同时用人单位还需要承担高额的差旅成本以及时间成本。
视频技术的出现
给传统会议室注入了一股新活力，通过视频会议可以简化流程，有关人员身在异地也能同步参与会议，不用频繁出差。不过传统视频设备价格高昂，视频会议系统无法统一接入不同类别的信号源，不同设备需要不同接口，而且会议视频经过压缩后传输，画质及音质都具有传输延时问题，画面感也不够友好，让会议效果、现场互动大打折扣。
随着高效率的会议协作形式越来越受到追捧，如此耗时间、耗人力、耗财力的传统会议，必然被替代。为了实现决策指令畅通、管理层次分明，政府部门、企业单位以及团体组织需要建设智能化、互动式的现代智能会议室来提高办事效率。
智能会议室
作为一个专业级别的智能会议室除了满足普通会议的要求外，更重要的是逼真地反映现场（会场）的人物和景物，使与会者有一种临场感，以达到视觉与语言交换的良好效果，由会议室系统传送的图像包括人物、景物、图表、图文等应当清晰可辨。
可以根据行业特性扩展成为多样性的会议室系统，如中央控制系统、音响系统、显示系统、舞台灯光系统等多个会议系统，以达到控制会议室内影音设备、信号切换、灯光、音量调节等等效果，满足专业培训教学、讨论发言、各类音视频放映，实现报告会、座谈会、研讨会、选举表决会、网络视频会议、同声传译等建设要求。因此现代智能会议室实际上已发展成为集音频、视频、灯光、通信、计算机以及多媒体等多种先进技术于一体的智能化系统集成。
对多个智能会议室接入的所有信号不管是计算机信号、还是图像，能让控制人员不受空间限制，实时了解各会议室显示大屏上的图像状况，以及共享图像信息、研讨的业务信息，就需要把任意一套视频会议系统的视音频信号内容传输到任意分会场，各个分会场会议室大屏幕可显示相同内容也可显示不同的内容，也可把各分会场会议室内的各种输入信号（如本地电脑输入信号，本地的视频信号），传输到其他会议室显示。
光纤4K KVM技术已多次在主题公园音视频系统、展览展示系统等高端场景得到实践应用，也是现代智能会议室建设的优先选择。光纤4K KVM技术支持系统同步接入DP、HDMI、USB2.0、音频、IR、RS232、RS422等多媒体全类别信号，从而满足智能会议室的多功能应用。
